فرایندهای راه اندازی طرح
در این بخش به آیتمها و کارهایی که می بایست در زمان شروع و راه اندازی پروژه عملیاتی گردند پرداخته می شود و متودولوژی تهیه و تدوین اسنادی همچون چشم انداز ، ماموریتها ، استراتژیها ، برنامه کلان و برنامه تفصیلی پرداخته می شود و به تفکیک ، هر یک از آنها مورد بررسی قرار گرفته و روش تهیه و تدوین آنها بیان می گردد . با کلیک بروی حروفی که با رنگ قرمز مشخص شده اند می توانید به اصل سند دسترسی پیدا نمائید . حروفی که با رنگ سبز رنگ مشخص گردیده اند مسئول پیشنهادی بابت تهیه این سند می باشد
ثبت پیش فرضها و محدودیت ها: در اولین مرحله از بخش راه اندازی می بایست شرایطی که در حال حاضر در آن قرار داریم و طرح در این بستر عملیاتی می گردد قید شود . در این سند می بایست کلیه پیش فرض هایی که طرح می خواهد بر مبنای آنها عملیاتی گردد و کلیه محدودیتهای موجود قید گردد و به آنها اشاره شود. این سند در فایلی تحت عنوان سند پیش فرض ها و محدودیت ها با هدف تعیین شرایطی که در آن طرح عملیاتی می شود تهیه و تدوین می گردد . پیشنهاد می شود این سند در جلسه ای با حضور اعضای هیات مدیره و مدیر عامل و یا مدیر طرح شرکت تهیه و تدوین گردد
شناخت فرهنگ سازمانی و ساختار موجود: در این بخش به بررسی و شناخت فرهنگ سازمانی و ساختارهای موجود آن پرداخته می شود و سعی می گردد اطلاعات جامعی از استراکچر موجود دریافت گردد و عرضه یابی در این خصوص صورت پذیرد. این سند در فایلی تحت عنوان شناخت فرهنگ سازمانی و ساختار موجود با هدف شناخت منابع موجود سازمانی و فرهنگ غالب آن تهیه و تدوین می گردد . پیشنهاد می شود این سند توسط واحد طرح و توسعه یا "پی ام او" تهیه و تدوین گردد
جمع آوری اطلاعات و تجربیات مشابه: در این بخش به جمع آوری اطلاعات گذشته و تجریات قبلی ، فرایندهای کاری موجود ، مشخصات شرکتهای رقیب و اطلاعات تکمیلی از این دست پرداخته می شود. این سند در فایلی تحت عنوان جمع آوری اطلاعات و تجربیات مشابه با هدف گردآوری اطلاعات پیشین و اطلاعات سازمانهای مشابه و رقیب (جهت ممانعت از اختراع مجدد چرخ ) تهیه و تدوین می گردد . پیشنهاد می شود این سند توسط واحد طرح و توسعه یا "پی ام او" تهیه و تدوین گردد
درک دقیق طرح توجیهی: در این مرحله می بایست طرح توجیهی موجود شرکت به دقت مورد بررسی قرار گیرد و درک شود
درک خواسته های کلان و انتظارات کلی: در این مرحله می بایست خواسته ها و انتظارات کلان مجموعه درک شود و مبنای فرایندهای مرحله برنامه ریزی قرار گیرد
درک اهداف و دست آوردهای مورد نظر سازمان: در این مرحله می بایست اهداف و دستاوردهای مورد نظر سازمان به دقت مورد توجه قرار گیرد و درک شود و مبنای فرایندهای مرحله برنامه ریزی قرار گیرد
فازبندی طرح: در این بخش می بایست طرح فاز بندی گردد و به بخشهای کوچکتری تقسیم گردد. این تقسیم بندی می تواند بر مبنای فازهای مدیریتی و یا فازهای عملیاتی باشد. این سند در فایلی تحت عنوان فازبندی طرح با هدف تفکیک طرح به بخش های کوچکتر جهت مدیریت بهینه و کنترل دقیقتر آن تهیه و تدوین می گردد . پیشنهاد می شود این سند توسط واحد طرح و توسعه یا "پی ام او" تهیه و تدوین گردد
شناسایی ، ارزیابی و دسته بندی ذینفعان: در این بخش می بایست تمامی افراد و ارگانها و سازمانها و بطور کلی تمام بخشهایی که می توانند در طرح تاثیر گذار باشند ثبت گردند . در سند مشخصات ذینفعان می بایست کلیه افراد و سازمانها و نهادهایی که در طرح تاثیر گذار هستند ثبت شوند از جمله عنوان ذینفع (نام و نام خانوادگی یا نام شرکت ، سازمان یا ...) ، سمت ، آدرس ، شماره تماس ، نقش در پروژه و نهایتا توضیحات تکمیلی . در سند بعدی که مربوط به خواسته های ذینفعان می باشد می بایست خواسته های کلان ، استثنائات (مواردی که شامل خواسته های کلان نمی باشد) ، میزان تاثیرگذاری (از 100) و فاز تاثیر گذاری (فاز راه اندازی ، فاز برنامه ریزی ، فاز اجرایی ، فاز کنترلی و نهایتا فاز پایانی) ، توضیحات تکمیلی نیز در پایان این سند برای هر ردیف می بایست قید گردد . آخرین سند مربوط به دسته بندی و تقسیم بندی ذینفعان می باشد که در آن به برون سازمانی یا درون سازمانی بودن ذینفع ، حیطه تاثیر گذاری (زمینه هایی که در آنها بخشها تاثیر گذار می باشند) ، میزان علاقه به همکاری و موفقیت سازمان (از 100) ، تعیین نقش و کاراکتر ذینفع از لحاظ روانشناختی در این خصوص که آیا کاراکتری معمولا موافق ، مخالف یا خنثی است ، در پایان نیز توضیحات تکمیلی قید می گردد . روی هم رفته این اسناد در سه بخش منفک از هم شامل سندی به نام شناسایی ذینفعان ، ارزیابی ذینفعان و دسته بندی ذینفعان با هدف شناسایی ، ارزیابی و دسته بندی تمامی کسانی که می توانند در طرح تاثیر گذار باشند تهیه و تدوین می گردد . پیشنهاد می شود این سند توسط واحد طرح و توسعه یا "پی ام او" تهیه و تدوین گردد
تهیه و تدوین منشور طرح: در این قسمت که یکی از مهمترین اسناد می باشد به مسئولیت ها و اختیارات مدیر عامل یا مدیر طرح پرداخته می شود و در آن به کلیات طرح و چگونگی روش طراحی و عملیاتی سازی آن و بیان مایل استونهای کلیدی و قید پیش فرضها و مسئولیت ها و سایر موارد مربوطه پرداخته می شود و در حقیقت طرح با امضاء آن رسمیت می یابد. این سند در فایلی تحت عنوان سند منشور طرح با هدف تعیین سطوح اختیارات و مسئولیت های مدیر عامل و یا مدیر طرح که قرار است طرح را طراحی و عملیاتی نماید تهیه و تدوین می گردد . پیشنهاد می شود این سند در جلسه ای با حضور اعضای هیات مدیره و مدیر عامل و مدیر طرح شرکت تهیه و تدوین گردد
تهیه و تدوین چارت سازمانی: در این بخش می بایست چارت سازمانی شرکت در دو دسته بندی متفاوت تهیه و تدوین گردد. یک چارت سازمانی بابت قرار گرفتن در وب سایت شرکت و یک چارت سازمانی عملیاتی و تفصیلی که معیار اجرای برنامه ها می باشد. سند اول که مربوط به چارت سازمانی رسمی شرکت است در فایلی تحت عنوان تهیه و تدوین چارت سازمانی رسمی و دیگری که مربوط به چارت سازمانی عملیاتی و تفصیلی شرکت می باشد در فایلی تحت عنوان تهیه و تدوین چارت سازمانی تفصیلی با هدف تعیین ساختار و سلسله مراتب واحدهای کاری در راستای اجرای برنامه های مصوب سازمان تهیه و تدوین می گردد . پیشنهاد می شود این سند در جلسه ای با حضور اعضای هیات مدیره و مدیر عامل و مدیر طرح شرکت تهیه و تدوین گردد