فرایندهای برنامه ریزی
در این بخش به فرایندهای برنامه ریزی و باید ها و نباید های مدیریت طرح در حوزه های ده گانه پرداخته می شود و متودولوژی تهیه و تدوین اسنادی همچون مدیریت تغییرات ، مدیریت ارتباطات ، مدیریت مالی ، مدیریت اطلاعات ، مدیریت برون سپاری ، مدیریت فرایندها ، مدیریت منابع ، مدیریت ریسک ، مدیریت زمان و نهایتا مدیریت امور و فعالیتها پرداخته می شود و به تفکیک ، هر یک از آنها مورد بررسی قرار گرفته و روش تهیه و تدوین آنها بیان می گردد . با کلیک بروی حروفی که با رنگ قرمز مشخص شده اند می توانید به اصل سند دسترسی پیدا نمائید . حروفی که با رنگ سبز رنگ مشخص گردیده اند مسئول پیشنهادی بابت تهیه این سند می باشد
مدیریت محدوده و تغییرات در اولین مرحله از بخش برنامه ریزی به مدیریت محدوده کار و تغییرات آن پرداخته می شود . اولین سندی که می بایست در این خصوص تهیه و تدوین گردد سند مدیریت محدوده می باشد که در آن می بایست استراتژیهای تعریف پروژه و نحوه مدیریت تغییرات و چگونگی کنترل و نظارت این تغییرات تعریف گردد. مورد بعدی سندی است به نام سند مدیریت درخواستها ک ه در آن به چگونگی فرایند درخواستها ، اولویت بندی ، سطح بندی ، معیارهای سنجش و نحوه گزارش دهی آنها پرداخته می شود . این سند محدوده کارهای شرکت را مشخص می نماید و پروسه ای بابت چگونگی روند تغییرات و مدیریت آنها را تشریح می نماید. سند بسیار ارزشمند دیگر که سند ثبت موانع ومشکلات نام دارد مختص ثبت مشکلاتی است که بوقوع می پیوندند و شامل آیتمهایی همچون عنوان مشکل ، علل وقوع مشکل ، مسئول وقوع ، تشریح مشکل ، میزان اهمیت آن ، مسئول حل مشکل ، تاریخ رفع آن و وضعیت فعلی آن به همراه راهکار پیشنهادی می باشد. با تکمیل این فرم می توان از آن در تهیه اسناد مورد نیاز لایحه تاخیرات زمانی و ریالی بهره برد. آیتم بعدی فرم درخواست تغییرات می باشد که در آن فرایندهای مربوطه بابت درخواست تغییرات قید گردیده است و می بایست برای انجام هر تغییری که برابر یا بالاتر ازسطح 4(سطح مدیریتی) باشد از آن استفاده گردد . آخرین سند این بخش نیز سند درخواست تغییرات می باشد که درحقیقت آرشیو فرمهای درخواست بوده و جهت بایگانی و مدیریت تغییرات مورد استفاده قرار می گیرد. در مجموع کلیه این اسناد و فرمها با هدف تعیین چگونگی ایجاد تغییرات در کارها و فرایندهای مدیریت آنها تهیه و تدوین می گردد . پیشنهاد می شود این اسناد در جلسه ای با حضور واحد طرح و توسعه یا "پی ام او" تهیه و تدوین گردد
مدیریت ارتباطات در این بخش به چگونگی ارتباطات درون سازمانی و برون سازمانی پرداخته می شود و تمرکز بر مباحث فن آوری اطلاعات و ارتباطات می باشد. این سند در فایلی تحت عنوان سند مدیریت ارتباطات بسترهای پیشنهادی و نحوه استفاده از آنها را بیان می نماید و تشریح می کند. همانطور که در این سند تشریح می گردد از سه سامانه مختلف برای ارتباطات درون سازمانی استفاده می گردد 1- سامانه تحت بستر گوگل جهت مدیریت امور و مباحث تحلیلی متمرکز بر مدیریت ارشد و مدیریت طرح 2- سامانه تحت بستر شیرپوینت مایکروسافت جهت برقراری ارتباط درون سازمانی و ایجاد بستری بابت تعاملات کاری بین واحدها و انتقال فایل، ایمیلینگ ، تهیه وب سایتهای درون سازمانی، سیستم ارجاع کار و ... 3- استفاده از سامانه مایکروسافت "تو دو" بابت مدیریت امور روزانه افراد بابت کارهایی که بازه زمانی و طول عمری کمتر از یک روز دارند. بابت ارتباطات برون سازمانی نیز از سیستم ایمیل سازمان و انجام مکاتبات مکتوب استفاده خواهد شد . پیشنهاد می شود این سند توسط واحد فن آوری ارباطات و اطلاعات" تهیه و تدوین گردد
مدیریت اطلاعات در این بخش به چگونگی مدیریت اطلاعات و مباحث مربوط به مدیریت دانش و مستند سازی فنی و فرایندهای مربوط به ثبت درس آموخته ها و حفظ دانش سازمان پرداخته می شود. مباحث مربوط به مدیریت اطلاعات در سندی تحت عنوان سند مدیریت اطلاعات گردآوری می شود و در آن به مواردی همچون استراتژی مدیریت اطلاعات ، نحوه تهی و انتشار و بایگانی و پرزنت اطلاعات و گزارشات و ابزارها و تکنیکهای مورد استفاده و سایر باید ها و نباید های مرتبط با این مبحث مورد توجه قرار می گیرد و پیشنهاد می شود. سند بعدی که مربوط به چگونگی فرایند ثبت درس آموخته ها در سازمان می باشد در سندی تحت عنوان سند برنامه ثبت درس آموخته ها گردآوری می شود و فرایندهای مربوط به ثبت دانش و درس آموخته ها از جمله اهداف و برنامه های کلان ، استراتژی پیاده سازی ، سیستم پاداش ، فرایند ارائه اطلاعات و تائید و نهایتا ثبت و انتشار آنها مورد بررسی قرار میگیرد و پیشنهاد می شود. درس آموخته های تهیه شده می بایست در سندی تحت عنوان سند ثبت درس آموخته ها گردآوری شوند و قابل دسترسی باشند . پیشنهاد می گردد این اسناد توسط واحد طرح و توسعه یا "پی ام او" مدیریت و ثبت گردد
مدیریت هزینه در این بخش به نحوه مدیریت مالی سازمان پرداخته می شود و چگونگی مدیریت مالی ، استراتژی ها، بودجه بندی ، براورد هزینه ها ، ارزشیابی و سایر موارد مربوطه مورد توجه قرار می گیرد. ساختار مدیریتی مالی سازمان در سندی تحت عنوان سند برنامه مدیریت مالی گردآوری می شود و در آن به مواردی همچون استراتژی مدیریت هزینه ، نحوه براورد هزینه ، چگونگی تنظیم مراکز هزینه ، مبانی سنجش عملکرد مالی ، نوع گزارشات و نحوه کنترل و نظارت بر عملکرد مالی بیان می گردد . در سندی دیگر تحت عنوان سند برنامه مبنای هزینه هزینه های براورد شده آیتمهای ذکر شده در برنامه زمانبندی تفصیلی توسط کارگروهی با حضور مدیر برنامه ریزی و تولید ، معاونت طرح و توسعه یا "پی ام او" ، مدیران و کارشناسان تخصصی درون سازمانی و مشاوران برون سازمانی تهیه و تدوین می گردد و میزان هزینه براوردی هر یک از سرفصلهای برنامه زمانبندی تفصیلی ، میزان هزینه مورد نیاز در هر بازه زمانی و توضیحات تکمیلی برای هر آیتم قید می گردد . پس از این مرحله با در نظر گرفتن مباحثی همچون ذخیره مدیریتی و ذخیره احتیاطی ، بودجه سالانه طبق برنامه زمانبندی تفصیلی و براورد هزینه های انجام شده تکمیل می گردد و در سندی تحت عنوان سند بودجه مورد نیاز گردآوری شود. هزینه های قابل پیشبینی باقیمانده نیز براساس عملکرد مالی تاکنون می بایست در سندی تحت عنوان سند پیشبینی هزینه تکمیل گردآوری و مشخص می شود و احتمال و میزان صحت براورد هزینه تکمیل نیز می بایست مشخص گردد. واحد طرح و توسعه یا "پی ام او" مدیریت و ثبت گردد